Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS 2014-2020

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS 2014-2020

6.6 Uproszczone metody rozliczania wydatków

1) Informacja w zakresie możliwości lub obowiązku stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków wynika z treści Wytycznych lub wytycznych programowych lub innych wytycznych horyzontalnych.

2) Decyzję o dopuszczalności i sposobie wdrożenia uproszczonych metod rozliczania wydatków innych niż określone w Wytycznych, podejmuje właściwa IZ PO z uwzględnieniem postanowień niniejszego podrozdziału, ewentualnych aktów delegowanych i wytycznych KE, poprzez wprowadzenie odpowiednich uregulowań w wytycznych programowych.

3) W przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu są realizowane z zastosowaniem trybu, o którym mowa w podrozdziale 6.5, działania/zadania te rozliczać można wyłącznie na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków. Jeżeli jednak tylko część działań/zadań projektu realizowanych jest z zastosowaniem trybu, o którym mowa w podrozdziale 6.5, w ramach projektu mogą być stosowane uproszczone metody rozliczania wydatków.

4) Wydatki rozliczane za pomocą różnych uproszczonych metod można łączyć na poziomie projektu wyłącznie w przypadku, gdy każda z nich dotyczy innych kosztów.

5) Wydatki rozliczane za pomocą różnych uproszczonych metod można łączyć na poziomie projektu z wydatkami, które zostały faktycznie poniesione, wyłącznie w przypadku, gdy wydatki dotyczą innych kosztów oraz z zastrzeżeniem podrozdziału 6.7.

6) Od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania wydatków uproszczoną metodą na rozliczenie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków i odwrotnie. Ponadto nie jest możliwa zmiana metody rozliczania z jednej uproszczonej metody na inną.
6.6.1 Możliwe do stosowania uproszczone metody rozliczania wydatków

1) Do uproszczonych metod rozliczania wydatków zalicza się:

a) stawki jednostkowe, w tym godzinowa stawka wynagrodzenia personelu projektu, z wyłączeniem osób wskazanych w kosztach pośrednich44 lub godzinowa stawka wynagrodzenia personelu projektu, liczona jako iloraz ostatnich udokumentowanych rocznych kosztów zatrudnienia brutto przez 1720 godzin,

b) kwoty ryczałtowe nieprzekraczające wyrażonej w PLN równowartości kwoty 100.000 EUR wkładu publicznego na poziomie projektu, przeliczonej na PLN z wykorzystaniem miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany stosowanego przez KE aktualnego na dzień ogłoszenia konkursu w przypadku projektów konkursowych lub ogłoszenia naboru projektów pozakonkursowych,

c) stawki ryczałtowe, stanowiące określony procent jednej lub kilku kategorii kosztów, w tym stawka ryczałtowa obejmująca koszty personelu projektu w ramach programów EWT, liczona jako maksymalnie 20% kosztów bezpośrednich innych niż koszty personelu.

2) W przypadku, gdy realizacja projektu prowadzi do powstania kosztów pośrednich, o których mowa w podrozdziale 6.15, IZ PO może określić w wytycznych programowych jeden z następujących sposobów ich obliczania według stawki ryczałtowej, o której mowa w pkt 1 lit. c:

a) według stawki ryczałtowej w wysokości do 25% bezpośrednich wydatków kwalifikowalnych projektu, pod warunkiem, że stosowana stawka jest obliczana na podstawie rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metody obliczeń określonej w Wytycznych lub wytycznych programowych, o ile Wytyczne nie stanowią inaczej lub na podstawie metody stosowanej w ramach projektów finansowanych w całości z krajowych środków publicznych (bez udziału środków UE), której zastosowanie będzie możliwe w przypadku podobnego rodzaju projektów i beneficjentów finansowanych ze środków UE,

b) według stawki ryczałtowej w wysokości do 15% bezpośrednich kwalifikowalnych kosztów związanych z zaangażowaniem personelu projektu – bez konieczności udokumentowania jej wyliczenia,

c) według stawki ryczałtowej stosowanej do kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich na podstawie istniejących metod i odpowiednich stawek stosowanych w innych dziedzinach polityk UE w przypadku podobnego typu projektu i beneficjenta – pod warunkiem ich określenia w odpowiednich aktach delegowanych wydanych przez KE, z zastrzeżeniem, że w przypadku projektów finansowanych z EFS stawki ryczałtowe zostały wskazane w podrozdziale 8.4 Wytycznych.

3) Stawką jednostkową, o której mowa w pkt 1 lit. a, jest stawka dla danego towaru lub usługi, dla którego/której szczegółowy zakres oraz cena jednostkowa określone zostały w:

a) Wytycznych lub

b) innych wytycznych horyzontalnych lub

c) wytycznych programowych lub

d) aktach delegowanych KE (zgodnie z art. 14 ust. 1 rozporządzenia EFS) lub

e) regulaminie konkursu lub

f) dokumentacji dotyczącej projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym.

Stawka jednostkowa może być określana przez beneficjenta i uzgodniona na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności w przypadku godzinowej stawki wynagrodzenia personelu projektu, o której mowa w pkt 1 lit. a, o ile IZ PO dopuszcza taką możliwość.

4) Kwotą ryczałtową, o której mowa w pkt 1 lit. b, jest określona w umowie o dofinansowanie kwota uzgodniona na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie projektu za wykonanie określonego w projekcie zadania lub zadań.

5) Wyliczenia wydatków podlegających rozliczeniu na podstawie uproszczonych metod, o których mowa w pkt 1, należy dokonać w oparciu o jedną z poniższych metod:

a) sprawiedliwą, rzetelną i możliwą do zweryfikowania kalkulację dokonaną:

i. na podstawie danych statystycznych lub innych obiektywnych danych,

ii. na podstawie zweryfikowanych danych historycznych beneficjentów, albo

iii. w drodze zastosowania praktyki księgowej standardowo stosowanej przez danego beneficjenta,

b) zgodnie z zasadami wyliczania analogicznych stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych lub stawek ryczałtowych stosowanych w ramach polityk UE i dotyczących analogicznych typów projektów i beneficjentów,

c) zgodnie z zasadami wyliczania analogicznych stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych lub stawek ryczałtowych stosowanych w ramach systemów dotacji finansowanych w całości przez państwo członkowskie w przypadku podobnego rodzaju projektu i beneficjenta,

d) na podstawie stawek określonych w rozporządzeniu ogólnym lub w innych dokumentach odnoszących się do danego funduszu,

e) na podstawie metody wyliczania stawek określonej w dokumentach odnoszących się do danego funduszu.

6) IZ PO dokonując wyliczenia stawki jednostkowej lub jednorodnej grupy stawek jednostkowych w oparciu o metodę, o której mowa w pkt 5 lit. a, jest zobowiązana sporządzić stosowną metodologię zawierającą co najmniej:

a) szczegółowy zakres oraz cenę jednostkową stawki,

b) wskazanie typów operacji, do których zastosowanie ma stawka jednostkowa,

c) opis i definicję wskaźnika rozliczającego stawkę jednostkową,

d) źródło danych użytych do kalkulacji stawki jednostkowej, załączone dane źródłowe, miejsce ich przechowywania oraz wskazanie okresu, którego te dane dotyczą,

e) uzasadnienie, dlaczego proponowana metoda kalkulacji jest odpowiednia dla danej stawki jednostkowej,

f) opis sposobu kalkulacji stawki, w tym jakie przyjęto założenia w zakresie jakości lub ilości danych, a jeżeli to możliwe, także dowody statystyczne lub porównania,

g) informacje o dochodach, które mogą powstać w związku z zastosowaniem stawki jednostkowej oraz czy dochody te zostały uwzględnione przy kalkulacji wysokości stawki jednostkowej,

h) informacje, w jaki sposób zapewniono, że tylko wydatki kwalifikowalne uwzględniono w ramach stawki jednostkowej,

i) poziom cross-financingu i zakupu środków trwałych objętych stawką,

j) sposób weryfikacji/dokumenty potwierdzające wykonanie stawki jednostkowej,

k) opis ryzyka związanego z wprowadzeniem stawki jednostkowej.

7) Kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe mogą podlegać indeksacji pod kątem dostosowania do poziomu kosztów cen rynkowych w oparciu o wskaźniki makroekonomiczne, zgodnie z metodologią przyjętą dla danej kwoty lub stawki przez IZ PO. Indeksacja nie dotyczy zawartych umów o dofinansowanie projektu.

6.6.2 Weryfikacja wydatków rozliczanych uproszczoną metodą

1) Szczegółowe warunki rozliczania kosztów w ramach danego projektu na podstawie uproszczonych metod określa umowa o dofinansowanie, Wytyczne lub wytyczne programowe.

2) Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Niemniej jednak, właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie do przedstawienia dokumentacji:

a) potwierdzającej osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów lub zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu – w przypadku stawek jednostkowych oraz kwot ryczałtowych, o których mowa w sekcji 6.6.1 pkt 1 lit. a i b, lub

b) potwierdzającej rozliczenie kosztów będących podstawą do rozliczenia stawek ryczałtowych – w przypadku stawek ryczałtowych, o których mowa w sekcji 6.6.1 pkt 1 lit. c.

3) Weryfikacja wydatków zadeklarowanych według uproszczonych metod dokonywana jest w oparciu o faktyczny postęp realizacji projektu i osiągnięte wskaźniki, przy czym:

a) w przypadku stawek jednostkowych – weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte; rozliczenie następuje według ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej ilości dóbr/usług w ramach danego projektu,

b) w przypadku kwot ryczałtowych – weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie, a wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte.

Rozliczenie, co do zasady, jest uzależnione od zrealizowania danego działania, ale może być również dokonywane w etapach w zależności od specyfiki projektu, np. gdy w ramach projektu zakłada się realizację różnych etapów działania, które mogłyby być objęte kilkoma kwotami ryczałtowymi,

c) w przypadku stawek ryczałtowych – weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy beneficjent prawidłowo zastosował określoną wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy o dofinansowanie oraz czy prawidłowo wykazał kwotę wydatków będących podstawą wyliczenia stawek ryczałtowych.

4) Weryfikacji podlega zgodność dostarczonych produktów lub zrealizowanych usług/działań z założeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie projektu.

5) W przypadku niezrealizowania założonych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu lub rezultatu, płatności powinny ulec odpowiedniemu obniżeniu, przy czym:

a) w przypadku stawek jednostkowych, za niezrealizowane lub niewłaściwie zrealizowane działania zapłata nie następuje,

b) w przypadku kwot ryczałtowych – w przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną (rozliczenie w systemie „spełnia – nie spełnia”),

c) w przypadku stawek ryczałtowych – rozliczenie następuje w oparciu o przedstawiane do rozliczenia wydatki będące podstawą wyliczenia stawek, zgodnie z zatwierdzonym budŜetem projektu. Na wysokość wydatków rozliczanych stawką ryczałtową mają wpływ nie tylko koszty wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które są dokonywane w ramach projektu (np. w związku z szacunkowym budżetem lub korektami finansowymi).

6) Właściwa instytucja będąca stroną umowy może weryfikować realizację działań i osiągnięcie wskaźników produktu lub rezultatu w ramach projektu podczas kontroli na miejscu lub wizyty monitoringowej.

2017-05-20T11:29:21+00:00